IT-Kosten im Rechenzentrum verursachungsgerecht verrechnen – So unterstützt TRIN[IT]Y Accounting

IT-Dienstleister betreiben heute komplexe Rechenzentrumsinfrastrukturen und stellen ihren Kunden unterschiedlichste Leistungen zur Verfügung – von Servern über Storage-, Backup- und Netzwerkservices bis hin zu weiteren On-Prem-Ressourcen. Ergänzt werden diese Leistungen häufig durch Servicepakete, definierte Service-Level-Agreements (SLAs) oder technischen Support.

Damit die Abrechnung gegenüber den Kunden nachvollziehbar und verursachungsgerecht erfolgt, müssen sowohl verbrauchsabhängige Ressourcen als auch fixe Leistungsbestandteile korrekt dem jeweiligen Kunden zugeordnet werden.

Statt Nutzungs-, Infrastruktur- und Servicedaten aus unterschiedlichen Systemen manuell zusammenzuführen, bündelt TRIN[IT]Y Accounting sämtliche abrechnungsrelevanten Informationen in einem zentralen Datenmodell. Dadurch entstehen belastbare Verrechnungsberichte, die jede Kundenabrechnung transparent dokumentieren und auch zu einem späteren Zeitpunkt vollständig nachvollziehbar machen.

Ausgangssituation: Die fiktive Rack & Kabel GmbH

Als Beispiel dient die fiktive Rack & Kabel GmbH. Anhand dieses IT-Dienstleisters zeigen wir, wie sich Rechenzentrumsleistungen automatisiert und verursachungsgerecht an Kunden verrechnen lassen.

Das Unternehmen betreibt ein eigenes Rechenzentrum und bietet mittelständischen Unternehmen Managed Services an. Zum Leistungsportfolio gehören unter anderem  Server, Storage-Systeme, Backup-Services und Netzwerkleistungen. Ergänzend übernehmen Support-Teams den laufenden Betrieb der Kundenumgebungen auf Basis definierter SLAs.

Jeder Kunde nutzt dabei unterschiedliche Infrastrukturkomponenten. Während einige Unternehmen lediglich einzelne virtuelle Server nutzen, beziehen andere umfangreiche Rund-Um Rechenzentrumsleistungen mit mehreren Servern, Storage, Backup, Netzwerkdiensten und zusätzlichen Serviceleistungen.

Die Kundenabrechnung erfolgt auf Basis vertraglich vereinbarter Leistungen. Manche Positionen werden verbrauchsabhängig verrechnet – beispielsweise Compute-Leistung, Storage-Kapazitäten oder Netzwerkverkehr. Andere Bestandteile wie Rackflächen, Netzwerkanschlüsse, o.ä. werden unabhängig von der tatsächlichen Nutzung als fixe monatliche Leistungen abgerechnet.

Vorhandene Daten

Für die Kundenverrechnung stehen bereits zahlreiche Informationen zur Verfügung.

Virtualisierungsplattformen liefern Nutzungsdaten zu virtuellen Maschinen und Compute-Ressourcen. Storage- und Backup-Systeme erfassen belegte Kapazitäten und Sicherungsmengen. Netzwerkkomponenten dokumentieren Datenverkehr und Bandbreitennutzung. Monitoring-Systeme liefern technische Messwerte und Ticketsysteme sowie Zeitaufzeichnungen erfassen geleistete Supportaufwände.

Die eigentliche Schwierigkeit liegt nicht in der Datenerfassung. Die erforderlichen Informationen existieren bereits in so gut wie allen Systemen. Entscheidend ist, diese Daten konsistent zusammenzuführen, den richtigen Kunden zuzuordnen und daraus eine belastbare Abrechnung zu erzeugen, deren Berechnung jederzeit nachvollzogen werden kann.

Herausforderungen

Im täglichen Betrieb entstehen daraus wiederkehrende Aufgaben, die häufig manuell erledigt werden und jeden Abrechnungsmonat erneut Aufwand verursachen. Viele dieser Schritte lassen sich jedoch standardisieren und automatisieren:

• Nutzungsdaten aus den verschiedenen Systemen müssen zusammengeführt werden
• Verbrauchsabhängige sowie kontante Leistungsbestandteile müssen kombinierbar sein
• Unterschiedliche Generationen von Systemen mit unterschiedlichen Leistungen müssen gewichtet werden, obwohl die Auslastungswerte ähnlich sind (Bsp Power 10 vs. Power 11)
• Preisänderungen müssen historisch nachvollziehbar sein
• Neue Komponenten und Änderungen dürfen nicht vergessen werden und müssen zugeordnet werden
• Verrechnungsberichte müssen nachvollziehbar, unveränderbar und auditierbar bleiben

So unterstützt TRIN[IT]Y Accounting bei der Verrechnung von Rechenzentrumsleistungen

TRIN[IT]Y Accounting bildet den gesamten Weg von technischen Nutzungsdaten bis zur fertigen Kundenabrechnung in einem durchgängigen Prozess ab.

Zunächst werden sämtliche abrechnungsrelevanten Informationen aus den vorhandenen Datenquellen übernommen [Assign]. Anschließend bereitet das System diese Daten anhand der hinterlegten Verrechnungslogik auf [Allocate], bevor sämtliche Leistungen automatisiert den jeweiligen Kunden zugeordnet und in nachvollziehbaren Verrechnungsberichten zusammengeführt werden [Account].

ASSIGN: Alle relevanten Rohdaten zusammenführen

Den Ausgangspunkt bilden die vorhandenen Datenquellen im Rechenzentrum. TRIN[IT]Y Accounting liest sämtliche abrechnungsrelevanten Informationen automatisiert aus den angebundenen Systemen ein und konsolidiert sie in einer gemeinsamen Datenbasis. Dadurch stehen technische Nutzungsdaten und kaufmännisch relevante Informationen für die weitere Verarbeitung einheitlich zur Verfügung. Daher entfällt die manuelle Zusammenführung von Informationen aus verschiedenen Infrastruktur- und Verwaltungssystemen. Gleichzeitig entsteht eine einheitliche Datengrundlage für die spätere Kundenverrechnung.

Für die Rack & Kabel GmbH sind das beispielsweise Nutzungsdaten aus Virtualisierungsplattformen, belegte Storage-Kapazitäten, Backup-Mengen, Netzwerkinformationen sowie weitere technische Messwerte aus der Rechenzentrumsinfrastruktur. Ergänzend können auch Daten aus Ticketsystemen übernommen werden, beispielsweise gebuchte Supportleistungen oder andere vereinbarte Serviceleistungen.

Darüber hinaus lassen sich konstant anfallende Leistungsbestandteile wie monatliche Infrastrukturpauschalen, Netzwerkanschlüsse, IP-Adressen oder Wartungsverträge als Kostenbestandteile hinterlegen.

Auf dieser gemeinsamen Datenbasis können sämtliche abrechnungsrelevanten Informationen anschließend konsistent für die Kundenverrechnung verarbeitet werden.

ALLOCATE: Rohdaten nach den Verrechnungsregeln aufbereiten

Nach der Übernahme der Daten beginnt die eigentliche Kostenlogik. TRIN[IT]Y Accounting bewertet sämtliche Ressourcen anhand der hinterlegten Verrechnungsregeln und bereitet sie für die spätere Kundenabrechnung auf. Die Verrechnungslogik wird dabei an die Anforderungen des jeweiligen IT-Dienstleisters angepasst. Welche Leistungen verrechnet werden, wie Kosten verteilt werden und welche Regeln gelten, lässt sich entsprechend den individuellen Abrechnungsmodellen konfigurieren.

Gemessene Ressourcen wie Compute-Leistung, Storage-Kapazitäten, Backup-Mengen oder Netzwerkverbrauch können direkt für die Kundenverrechnung herangezogen werden. Konstant anfallende Leistungen lassen sich ebenfalls hinterlegen und entweder pro Tag oder pro Abrechnungsperiode den jeweiligen Kunden zuordnen.

Verrechnungssätze, Vertragsbestandteile oder Kundenzuordnungen ändern sich im Laufe der Zeit. TRIN[IT]Y Accounting berücksichtigt deshalb automatisch die jeweils gültigen Stammdaten und Regeln für die entsprechende Abrechnungsperiode. Dadurch bleiben sowohl aktuelle als auch historische Kundenabrechnungen konsistent, nachvollziehbar und jederzeit reproduzierbar.

Auch komplexere Berechnungen können automatisiert erfolgen. Ändern sich beispielsweise Infrastrukturpreise oder andere Kostenbestandteile, können diese über Gültigkeitsperioden historisch nachvollziehbar hinterlegt werden. Dadurch bleibt jederzeit ersichtlich, welche Preise der jeweiligen Kundenabrechnung zugrunde lagen.

Darüber hinaus unterstützt TRIN[IT]Y verschiedene Aggregationsverfahren wie robuste Summe, Mittelwert, Maximum, Minimum oder stichtagsbasierte Aggregationen. Fallback-Mechanismen stellen sicher, dass auch bei fehlenden Messwerten belastbare Ergebnisse für die Verrechnung zur Verfügung stehen.

Unterschiedliche Hardwaregenerationen können mithilfe individuell definierter Skalierungsfaktoren unterschiedlich gewichtet werden. Dadurch lassen sich beispielsweise leistungsstärkere Serversysteme oder moderne Plattformen gegenüber älteren Generationen verursachungsgerecht berücksichtigen, auch wenn vergleichbare Auslastungswerte gemessen werden.

Werden über die angebundenen Datenquellen neue Systeme oder Ressourcen übernommen, erkennt TRIN[IT]Y Accounting diese automatisch und weist sie zunächst separat aus. Ebenso bleiben Ressourcen sichtbar, die noch keinem Kunden eindeutig zugeordnet wurden. Dadurch gehen keine abrechnungsrelevanten Informationen verloren und sämtliche Positionen können vor der endgültigen Kundenverrechnung geprüft und korrekt zugeordnet werden.

ACCOUNT: Verursachungsgerecht verrechnen und Berichte erstellen

Nach Anwendung sämtlicher Verrechnungsregeln erstellt TRIN[IT]Y Accounting kundenbezogene Verrechnungsberichte auf Basis der berechneten Leistungen. Jede verrechnete Position lässt sich bis zu den zugrunde liegenden Nutzungsdaten zurückverfolgen. Dadurch können Abrechnungen gegenüber Kunden transparent dokumentiert und bei Rückfragen oder Audits jederzeit nachvollzogen werden. Die fertigen Berichte stehen anschließend für den Export und die Weiterverarbeitung in nachgelagerten Systemen zur Verfügung.

Mehr als Verrechnung: Entwicklungen über mehrere Abrechungsperioden analysiert

Mit der Erstellung einer Kundenabrechnung ist der Verrechnungsprozess abgeschlossen – die Auswertung der Ergebnisse beginnt jedoch häufig erst danach.

TRIN[IT]Y Accounting ermöglicht den Vergleich freigegebener Verrechnungsberichte aus unterschiedlichen Abrechnungsperioden. Dadurch wird sichtbar, wie sich die Nutzung einzelner Rechenzentrumsleistungen, Infrastrukturressourcen oder Kundenverbräuche im Zeitverlauf verändert hat. Veränderungen in der Ressourcennutzung oder im Infrastrukturverbrauch lassen sich dadurch frühzeitig erkennen und nachvollziehbar dokumentieren.

Für die Rack & Kabel GmbH bedeutet das beispielsweise: Benötigt ein Kunde über mehrere Monate hinweg kontinuierlich mehr Storage? Nimmt der Netzwerkverkehr dauerhaft zu? Werden zusätzliche Backup-Kapazitäten erforderlich oder verändern sich die genutzten Infrastrukturleistungen einzelner Kunden deutlich?

Da jeder Verrechnungsbericht auf den zum jeweiligen Zeitpunkt gültigen Stammdaten und Verrechnungsregeln basiert, bleiben historische Auswertungen jederzeit reproduzierbar. Nach der Freigabe können Berichte nicht mehr verändert werden. Unterschiede zwischen einzelnen Abrechnungsperioden lassen sich dadurch eindeutig nachvollziehen und gegenüber Kunden oder im Rahmen von Audits transparent belegen.

Fazit

Die beschriebene Rack & Kabel GmbH dient ausschließlich als fiktives Praxisbeispiel. Ziel ist es, die Arbeitsweise von TRIN[IT]Y Accounting anhand einer typischen Situation aus dem Alltag eines IT-Dienstleisters zu verdeutlichen. In der Praxis unterscheiden sich Serviceportfolios, Kundenstrukturen und Verrechnungsmodelle selbstverständlich von Unternehmen zu Unternehmen.

Unabhängig von Branche oder Unternehmensgröße bleibt die Aufgabe jedoch dieselbe: Nutzungs- und Kostendaten aus unterschiedlichen Quellen müssen konsistent zusammengeführt, nach definierten Regeln verarbeitet und den richtigen Leistungsempfängern zugeordnet werden. Genau auf diesen Prozess ist TRIN[IT]Y Accounting ausgelegt. So entsteht eine konsistente Grundlage für transparente, revisionssichere und verursachungsgerechte Kundenabrechnungen.

Das Ergebnis sind transparente, auditierbare und jederzeit nachvollziehbare Verrechnungsberichte als Grundlage für die Kundenabrechnung. Gleichzeitig bleiben sämtliche Berechnungsschritte, Zuordnungen und Verrechnungsregeln auch Monate oder Jahre später vollständig nachvollziehbar. Das schafft Vertrauen bei Kunden, reduziert den manuellen Aufwand in der Abrechnung und erleichtert interne Prüfungen sowie Audits.

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