So funktioniert TRIN[IT]Y Accounting –  Funktionsweise einfach erklärt

TRIN[IT]Y Accounting sammelt Nutzungsdaten aus unterschiedlichen IT-Systemen, bereitet sie in einem konsistenten Datenmodell auf und erstellt daraus nachvollziehbare, reproduzierbare und revisionssichere Berichte für die interne IT-Kostenverrechnung.

Warum TRIN[IT]Y Accounting?

Viele IT-Abteilungen kennen die Situation: Controlling oder Finance fordert belastbare Zahlen für die interne Leistungsverrechnung. Die benötigten Informationen sind grundsätzlich vorhanden – CPU-Auslastungen, Storage-Kapazitäten, Backup-Verbrauch oder Lizenzdaten werden in den unterschiedlichsten Systemen erfasst. Die eigentliche Herausforderung beginnt jedoch danach.

Wer hat welche Ressourcen genutzt? Welche Kostenstelle soll belastet werden? Was passiert bei organisatorischen Änderungen? Und wie lässt sich eine Verrechnung auch Monate oder Jahre später noch nachvollziehen?

TRIN[IT]Y Accounting wurde entwickelt, um genau diesen Weg von technischen Rohdaten bis zum freigegebenen Verrechnungsbericht nachvollziehbar und reproduzierbar abzubilden.

Welche Datenquellen TRIN[IT]Y Accounting automatisch auswerten kann

Jede Kostenverrechnung beginnt mit den zugrunde liegenden Nutzungsdaten.

TRIN[IT]Y Accounting übernimmt täglich Rohdaten aus angebundenen Quellsystemen. Dazu zählen beispielsweise IBM Power Systeme über HMC, VMware-Umgebungen über vCenter, NetApp Storage, IBM TSM oder HCP.

Die Datenerfassung erfolgt agentenlos und containerbasiert. Auf den überwachten Systemen müssen keine zusätzlichen Komponenten installiert werden. Stattdessen liest TRIN[IT]Y Accounting die erforderlichen Informationen automatisiert täglich aus den jeweiligen Datenquellen aus.

Die Rohdaten bilden die Grundlage für alle weiteren Verarbeitungsschritte.

Von Rohdaten zu verrechenbaren Ressourcen

Rohdaten allein sind noch keine Kostenverrechnung. Zunächst muss definiert werden, welche Größen überhaupt betrachtet werden sollen.

Hinter der Kostenverrechnung steht ein konsistentes Datenmodell. Es verbindet Ressourcen, Nodes, Nodetypen, Services und deren Zuordnungen miteinander. Gemeinsam bilden diese Entitäten die Grundlage für die spätere Verrechnung und werden für jede Abrechnungsperiode unter Berücksichtigung ihrer jeweiligen Gültigkeitszeiträume ausgewertet.

TRIN[IT]Y Accounting unterscheidet dafür zwischen gemessenen und konstanten Ressourcen.

Gemessene Ressourcen

Gemessene Ressourcen basieren direkt auf den erfassten Rohdaten. Beispiele sind:

• CPU-Auslastung
• Storage-Kapazität
• Netzwerkverbrauch
• Backup-Mengen
• Lizenzrelevante Kennzahlen

Die Werte können direkt aus einer Rohdatenspalte stammen oder mithilfe von Formeln aus mehreren Rohdatenfeldern berechnet werden. Zusätzlich unterstützt das System Einheitenumrechnungen, beispielsweise von KB/s in MB/h.

Konstante Ressourcen

Nicht alle Kosten hängen von einer tatsächlichen Nutzung ab.

Lizenzgebühren, Grundkosten oder Servicepauschalen können als konstante Ressourcen hinterlegt werden. Diese werden entweder pro Tag oder pro Periode definiert und automatisch in die Verrechnung übernommen.

Wie fehlende Messwerte, Ausreißer und Sonderfälle behandelt werden

In realen IT-Umgebungen sind Daten selten perfekt. Monitoring-Systeme fallen aus, Wartungsfenster verhindern Messungen oder einzelne Tageswerte fehlen. Damit einzelne fehlende oder fehlerhafte Messwerte die Kostenverrechnung nicht verfälschen, verwendet TRIN[IT]Y Accounting verschiedene Aggregationsregeln.

Neben robuster Summe, Mittelwert, Maximum, Minimum und stichtagsbasierter Aggregation unterstützt das System auch Fallback-Mechanismen. Dadurch können definierte Ersatzregeln greifen, wenn für einen Stichtag keine verwertbaren Daten vorliegen. Dadurch bleibt die Kostenverrechnung selbst dann nachvollziehbar und reproduzierbar, wenn einzelne Messwerte nicht verfügbar sind.

Wie neue Systeme automatisch erkannt und in die Verrechnung aufgenommen werden

In dynamischen IT-Landschaften entstehen laufend neue Systeme. Neue virtuelle Maschinen werden bereitgestellt, zusätzliche LPARs eingerichtet oder bestehende Systeme verändert. Werden solche Änderungen nicht berücksichtigt, entstehen schnell Lücken in der Kostenverrechnung.

Damit diese Änderungen nicht manuell nachgepflegt werden müssen, erkennt TRIN[IT]Y Accounting neue oder geänderte Systeme automatisch anhand der eingelesenen Rohdaten.

Jedes erkannte System wird als Node geführt. Ein Node repräsentiert ein konkretes IT-System, beispielsweise:

• eine IBM Power LPAR
• einen VMware Host
• einen Storage-Knoten
• ein manuell gepflegtes System

Systeme, für die keine automatische Datenquelle verfügbar ist, können als Nodes auch manuell angelegt werden.

Neue oder geänderte Nodes erzeugen automatisch Events – inklusive Schweregrad und Verlaufshistorie. Administratoren können erkannte Events nicht nur prüfen, bestätigen und zuordnen, sondern auch bewusst offen lassen. Dadurch bleibt transparent nachvollziehbar, welche Änderungen bereits bewertet wurden und welche noch auf Bearbeitung warten.

Wie unterschiedliche Hardwaregenerationen fair berücksichtigt werden

Eine CPU-Auslastung von 50 Prozent bedeutet nicht automatisch dieselbe Rechenleistung.

Ein IBM Power10 System liefert deutlich mehr Rechenleistung als ein älteres Power8 System. Würden beide Systeme ausschließlich anhand ihrer Auslastungswerte verrechnet, könnten Verzerrungen entstehen.

Um solche Unterschiede in der Kostenverrechnung zu berücksichtigen, verwendet TRIN[IT]Y Accounting Nodetypen.

Beim automatischen Erkennen eines Nodes wird der Nodetyp zunächst automatisch abgeleitet. Er kann anschließend durch einen benutzerdefinierten Nodetyp überschrieben werden – beispielsweise um gezielt zwischen verschiedenen Typen je nach Gewichtung zu unterscheiden. Nodetypen können mit Skalierungsfaktoren versehen werden, sodass Leistungsunterschiede zwischen verschiedenen Hardwaregenerationen in der Verrechnung korrekt berücksichtigt werden.

Wie Kosten auf mehrere Kostenstellen oder Mandanten aufgeteilt werden

Nachdem Systeme erkannt wurden, müssen die verursachten Kosten den richtigen Empfängern zugeordnet werden.

TRIN[IT]Y Accounting verwendet dafür Services.

Ein Service bildet dabei die organisatorische Einheit, der Kosten zugeordnet werden. Das kann beispielsweise eine interne Kostenstelle, eine Fachabteilung, ein Mandant oder ein Kunde sein.

Über Node-Service-Zuweisungen wird festgelegt, welcher Anteil eines Systems welchem Service zugeordnet wird. Ein Beispiel: 70% Buchhaltung, 30% Vertrieb. Ebenso sind beliebige andere Aufteilungen möglich.

Nicht zugewiesene Systeme verschwinden nicht aus der Kostenverrechnung. Sie werden automatisch unter NOT_MAPPED ausgewiesen und bleiben dadurch sichtbar, bis eine eindeutige Zuordnung erfolgt.

Wie aus den Daten ein freigegebener Monatsbericht entsteht

Sind Daten erfasst, Ressourcen berechnet und Zuordnungen definiert, kann die eigentliche Verrechnung erfolgen.

Der Ablauf besteht aus mehreren Schritten:

1. Tägliche Rohdatenaufnahme
2. Automatische Node-Erkennung
3. Verarbeitung der Ressourcen
4. Anwendung der Zuordnungsregeln
5. Berichterstellung für den gewünschten Zeitraum

Für Monatsabrechnungen verwendet TRIN[IT]Y Accounting definierte Aggregationsstichtage und Effective Dates (by default 26. des Monats). Beide lassen sich an die Anforderungen der jeweiligen Organisation anpassen. Die Berichte können für beliebige Zeiträume erstellt oder per Schnellwahl für vollständige Kalendermonate generiert werden. Zusätzlich können Exportberichte vollständig oder benutzerspezifisch gefiltert erzeugt werden. Dadurch erhalten unterschiedliche Anwender exakt die für sie relevanten Datenbestände.

Bei der Freigabe und Speicherung von Berichten berücksichtigt das System mögliche Konflikte automatisch und löst diese konsistent auf, sodass pro Abrechnungsmonat genau ein verbindlicher freigegebener Bericht existiert.

Für die Weiterverarbeitung – etwa in SAP oder anderen ERP-Systemen – stehen CSV- und Excel-Exporte zur Verfügung, mit wählbaren Trenn- und Dezimalzeichen sowie konfigurierbarer Behandlung fehlender Werte (leer, definierter Platzhalter oder Excel-NaN).

Wie freigegebene Berichte, Audit-Logs und Berechtigungsrollen die Verrechnung absichern

Ein Verrechnungsbericht muss nicht nur korrekt sein, sondern auch nachvollziehbar bleiben. Deshalb unterstützt TRIN[IT]Y Accounting nicht nur freigegebene Berichte und revisionssichere Audit-Logs, sondern auch eine rollenbasierte Berechtigungsverwaltung. Sie stellt sicher, dass jede Benutzergruppe genau die Funktionen erhält, die sie für ihre Aufgaben benötigt.

TRIN[IT]Y Accounting setzt dafür auf freigegebene Berichte. Pro Abrechnungsmonat existiert genau ein freigegebener Bericht. Dieser bildet die verbindliche Grundlage für die Weiterverarbeitung und ist unveränderlich. Auch vor der Freigabe werden Änderungen revisionssicher protokolliert. Jede Änderung an Ressourcen, Nodes, Services, Zuordnungen und Regeln wird mit Zeitstempel, Benutzer und Kommentar in einer Audit-Tabelle dokumentiert.

Für unterschiedliche Aufgaben stehen fünf vordefinierte Rollen zur Verfügung:

Dadurch können technische Pflege, Freigabeprozesse und Audits sauber voneinander getrennt werden.

Historische Nachvollziehbarkeit trotz dynamischer IT-Infrastruktur

Eine der größten Herausforderungen in der IT-Kostenverrechnung ist die Zeitdimension.
Systeme wechseln den Besitzer. Kostenstellen werden umorganisiert. Mandanten werden zusammengelegt. Hardware wird ersetzt.
Die entscheidende Frage lautet: Welche Zuordnung war zum Zeitpunkt der Verrechnung gültig?

TRIN[IT]Y Accounting löst dieses Problem über Gültigkeitsperioden und Effective Dates.

Jede relevante Entität kann zeitliche Gültigkeiten besitzen. Änderungen werden nicht einfach überschrieben, sondern historisiert. Wechselt beispielsweise eine LPAR im Oktober von einer Kostenstelle zu einer anderen, bleibt die ursprüngliche Zuordnung für frühere Abrechnungsperioden erhalten. Für die September-Verrechnung wird weiterhin die alte Zuordnung verwendet – für die Oktober-Verrechnung automatisch die neue.

Beziehungen zwischen Entitäten werden zu einem Effective Date ausgewertet. Dadurch ist jederzeit exakt nachvollziehbar, welche Zuordnung, Regel oder Service-Beziehung zum Zeitpunkt einer historischen Verrechnung gültig war. Der Effective Date bestimmt dabei, welche Version einer Entität für die jeweilige Abrechnungsperiode verwendet wird. Standardmäßig wird dafür das Monatsende herangezogen; die Logik kann jedoch an individuelle Anforderungen angepasst werden. Dadurch bleiben historische Berichte jederzeit reproduzierbar und nachvollziehbar.

Wie Berichte über mehrere Monate verglichen werden können

Mit der Erstellung eines Monatsberichts beginnt häufig erst die eigentliche Analyse.

IT-Leiter und Controller möchten Veränderungen verstehen. TRIN[IT]Y Accounting ermöglicht deshalb den Vergleich mehrerer Berichte über unterschiedliche Perioden hinweg – auf Service-, Node- und Zuweisungsebene, inklusive Anzeige der verwendeten Aggregationsregeln und Einheiten je Ressourcengruppe.

Neben Kosten, Verbräuchen, Services und Zuweisungen können Vergleichsberichte auch die Anzahl der Nodes sowie vorhandene Zuweisungen gegenüberstellen. Dies vereinfacht Kapazitätsanalysen und Plausibilitätsprüfungen.

Die Vergleichsansichten zeigen zusätzlich die jeweils verwendeten Regeln und Einheiten pro Ressourcengruppe an.

Die Benutzeroberfläche unterstützt dabei erweiterte Tabellenfunktionen wie Regex-Filter, Sortierung, Pagination sowie das Ein- und Ausblenden von Spalten. Dadurch lassen sich auch umfangreiche Datenbestände effizient analysieren.

Wie die Lösung technisch betrieben wird

TRIN[IT]Y Accounting wurde von IT-PS bewusst so entwickelt, dass sich die Lösung mit minimalem Eingriff in bestehende IT-Landschaften betreiben lässt.

Die Lösung arbeitet:

• agentenlos – kein Software-Deployment auf überwachten Systemen
• containerbasiert – einfaches Deployment und Betrieb
• mit PostgreSQL als Accounting-Datenbank
• wahlweise On-Premises oder als SaaS

Durch diese Struktur bleibt der Eingriff in produktive Umgebungen minimal.

Fazit

TRIN[IT]Y Accounting macht aus technischen Nutzungsdaten eine belastbare Grundlage für die interne IT-Kostenverrechnung. Statt isolierter Messwerte entstehen nachvollziehbare Verrechnungsberichte, deren Ergebnisse sich jederzeit bis zur ursprünglichen Nutzung zurückverfolgen lassen.

Gerade in dynamischen IT-Landschaften mit gemeinsam genutzten Ressourcen, organisatorischen Änderungen und unterschiedlichen Hardwaregenerationen schafft das die Transparenz und Reproduzierbarkeit, die für eine verursachergerechte und revisionssichere Kostenverrechnung erforderlich sind.

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