IT-Leistungen, Leistungsverrechnungen, das Controlling und die Verwaltung werden immer aufwendiger, aber gleichzeitig auch immer leistungsfähiger. Durch verschiedenste Systeme und die Überwachung von Indikatoren, kann die IT in jedem Unternehmen neu gestaltet und durch Services und Monitoring optimiert werden. Das ist die Aufgabe des IT Performance Managements, um das es in nachfolgendem Artikel geht.
Was ist IT Performance Management?
Im Allgemeinen ist IT Performance Management die Überwachung und Messung der IT-Infrastruktur, sowie das Monitoring relevanter IT-Leistungskennzahlen. Die Performance der IT wird überwacht. Wenn die IT-Infrastruktur kontrolliert wird, kann sichergestellt werden, dass Key Performance Indicators (KPIs), Service Levels und das Budget auch ideal mit den Zielen des Unternehmens übereinstimmen. Der Fokus liegt dabei vor allem auf Einkaufsentscheidungen, der Standardisierung der IT-Ausstattung und auf der Orientierung an Kapital und Personal.
Das Ziel ist, dass die IT ihre Rolle als Werttreiber für das Unternehmen erfüllt. Das kann nur funktionieren, wenn die Leistungen der IT mess- und steuerbar sind, so wie es im IT Performance Management angedacht ist. Hier werden geeignete IT-Systeme entwickelt, welche die Kostenoptimierung von Geschäftsprozessen sowie die Umsatzsicherung/-erweiterung vorantreiben und Wertbeiträge für das Controlling und Monitoring liefern können. Dabei sollen auch interne Prozesse optimiert werden: Das IT-Management benötigt Führungs- und Steuerungsmethoden sowie Instrumente, die es erlauben die IT wirksam zu leiten und die IT-Effizienz zu erhöhen. Durch das Service IT Performance Management lassen sich Problemfälle frühzeitig identifizieren und zukünftig vermeiden.
Zusammengefasst entlastet das IT Performance Management die Zuständigen, ohne ihnen die Verantwortung zu nehmen. Denn durch das IT Performance Management haben alle Verantwortlichen einen ganzheitlichen Blick auf den Ablauf der IT-Leistung. So fällt es leichter einen Überblick zu bewahren, Information zu generieren und Entscheidungen zu treffen.
Der Prozess der IT Performance Messung
Der Prozess der IT Performance Messung ist dafür da, in bestimmten Abständen Data Center und IT-Infrastruktur Ihres Unternehmens digital zu evaluieren. Hierfür wird ein Ops-Team benötigt, um kohärente Pläne für Test, Messung und das Controlling zu entwickeln und gleichzeitig deren technische Performance digital zu bewerten und Empfehlungen zur Optimierung zu liefern.
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Der grundlegende Prozess zur Evaluierung wird in folgende Schritte gegliedert:
1. Ziele
Zuerst werden Ziele für das Unternehmen festgelegt. Hier liegt der Fokus auf der Überprüfung der Daten, wobei es keine Rolle spielt, ob es um das Update verschiedener Tools oder um die Kostenreduktion geht.
2. Umfang
Weiters wird der Umfang der IT Performance Messung definiert. Die Messung Ihrer Hard- und Software erfordert umfassende Bemühungen, Zeit und eine fokussierte Prüfung – deshalb bestimmen die Ziele aus Schritt eins auch den Umfang.
3. Erfassen
Im dritten Schritt werden die Daten erfasst. Die IT Operations Manager kennen nun die Ziele und den daraus resultierenden Umfang der IT Performance Messung. Nun sollen relevante Daten dafür gesammelt werden. Hier können mit Leichtigkeit Systemmanagement- und Monitoring-Tools genutzt werden, um aussagekräftige KPIs und Daten digital aus Systemen und Anwendung abzuleiten.
In diesem Schritt ist es von Vorteil, wenn zuständige Admins die Eckdaten kennen und verstehen – Wie viele Vorfälle gab es bereits? Welche Systeme/Anwendungen waren beteiligt? Wie ist das Verhältnis der Vorfälle (in Bezug auf Schwerfälligkeit)? Und wie lange hat es gedauert, bis der Vorfall gelöst wurde?
4. Analysieren
Nachdem nun alle Daten gesammelt sind, steht der Grundriss fest. Nun sollen diese Daten, KPIs und Metriken dementsprechend analysiert und bewertet werden. In diesem Schritt ist es wichtig, objektive Aussagen über den Zustand der Infrastruktur zu treffen, sowie die aktuellen Daten mit früheren Daten aus ähnlichen Reviews digital zu vergleichen.
5. Empfehlungen
ten gesammelt sind, steht der Grundriss fest. Nun sollen diese Daten, KPIs und Metriken dementsprechend analysiert und bewertet werden. In diesem Schritt ist es wichtig, objektive Aussagen über den Zustand der Infrastruktur zu treffen, sowie die aktuellen Daten mit früheren Daten aus ähnlichen Reviews digital zu vergleichen.
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Die Kennzahlen im IT Performance Management
Um ein gutes Controlling für die IT und Transparenz im Prozess zu schaffen ist es notwendig sich auf aussagekräftige Kennzahlen festzulegen. Diese machen ein regelmäßiges Monitoring und die Verbesserung in der IT erst möglich. Die Kennzahlen sollten nach Zielerreichung-Indikatoren und Leistungsindikatoren unterschieden werden und sich an folgenden Zielgrößen für Kennzahlen orientieren:
– Prozesseffizienz
Hier geht es darum, kritische Erfolgsfaktoren für die IT-Prozesse zu messen und Störungen zu beseitigen, sowie die Qualität des Ablaufes hochzuhalten.
– Transparenz der Kosten
Die Kosten der IT-Services sollen erkannt, verstanden und nachvollziehbar gemacht werden. Der Fokus liegt hier auf der Transparenz der IT-Betriebskosten und der Transparenz der Projektkosten im Unternehmen.
– Kundenzufriedenheit
Die Abläufe und die Strukturen sollen an der Schnittstelle zum Kunden geprüft werden. Hier stehen Erreichbarkeit oder auch Reaktionszeit sowie die Orientierung am Kundenbedarf im Vordergrund.
– Mitarbeiterkompetenz
Vollkommen bedarfsorientiert sollen Kompetenzen in der IT aus den Prozessen abgeleitet werden. Das gelingt durch die Analyse der Servicequalität, sowie dem Auslastungsgrad und der Flexibilität der Mitarbeiter.
– Management der IT-Risiken
Wichtig ist es schlussendlich auch, die operationellen Risiken in der IT wirksam zu identifizieren. Die Wirksamkeit des Kontrollsystems und die Awareness zu Datenschutz und Security stehen hier im Vordergrund.
Wichtig ist aber anzumerken, dass diese Kennzahlen erst zu Steuerungsgrößen werden, wenn der erreichte Fortschritt und die erfolgreiche Umsetzung explizit überwacht werden.
Die Vorteile des IT Performance Managements: Störungen reduzieren
Das Positive ist, dass Reviews und Services des IT Performance Managements unauffällig im Hintergrund passieren. Dabei werden diese Routinedaten bei der Infrastrukturanalyse und beim Assessment genutzt, und tragen dann darauffolgend zu langfristigen Trenddaten bei. So werden durch die weitere Bearbeitung Störfaktoren reduziert und die IT-Performance Messung funktioniert.
Folgende Vorteile werden durch das Service des IT Performance Managements auf Sie zukommen:
– Finanzielle Gewinne
– IT-Ressourcen auf gewinnbringende Projekte fokussieren
– Reduzierung von IT-Projekten ohne erwarteten Nutzen
– Fehlerhafte Komponenten werden isoliert
– Planung der internen Kapazitäten vereinfacht sich
– Daten zur Berechnung Workload etc. werden generiert
– Uvm.
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Schlussfolgernd kann gesagt werden, dass die verschiedensten Unternehmen vom IT Performance Management profitieren können. Nicht nur für die Einsparung von Kosten, sondern auch durch die Generierung von Informationen, die professionelle Planung interner Ressourcen und die Optimierung von technischen Abläufen.
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