Softwarelizenzkosten verursachungsgerecht verrechnen – mit TRIN[IT]Y Accounting

Softwarelizenzkosten sind heute mehr als fixe Subscription-Gebühren

Software gehört heute zu den größten Kostenblöcken vieler Unternehmen. Während sich klassische Software-Subscriptions meist noch einfach einer Kostenstelle oder Gesellschaft zuordnen lassen, setzen immer mehr Hersteller auf Lizenzmodelle, deren Kosten von der bereitgestellten IT-Infrastruktur abhängen.

Virtualisierungsplattformen wie VMware oder Containerplattformen wie Red Hat OpenShift sind bekannte Beispiele dafür. Hier richten sich die Lizenzkosten nicht ausschließlich nach der Anzahl der Benutzer oder erworbenen Lizenzen, sondern unter anderem nach bereitgestellten CPU-Kernen, vCPUs oder weiteren Hardware- und Infrastrukturressourcen.

Für die Finanzbuchhaltung ist der Rechnungseingang damit zunächst erledigt. Die eigentliche Herausforderung beginnt jedoch anschließend: Wie lassen sich sowohl fixe Subscription-Kosten als auch ressourcenabhängige Lizenzkosten verursachungsgerecht an jene Tochtergesellschaften, Geschäftsbereiche oder Kostenstellen weiterverrechnen, die die Plattformen tatsächlich nutzen?

In diesem Beitrag zeigen wir anhand eines fiktiven Praxisbeispiels, wie Unternehmen diese Herausforderung mit TRIN[IT]Y Accounting lösen können.

Ausgangssituation

Für diesen Use Case betrachten wir die fiktive Soft & Ware Holding. Die Unternehmensgruppe betreibt eine zentrale IT, die konzernweit Softwareplattformen und IT-Services bereitstellt sowie sämtliche Softwarelizenzen zentral beschafft.

Zum Einsatz kommen sowohl klassische Softwarelösungen als auch Plattformen wie VMware oder Red Hat OpenShift, deren Lizenzkosten von den bereitgestellten Hardware- und Infrastrukturressourcen abhängen.

Die Kosten werden zentral durch die Holding getragen. Anschließend müssen die Kosten, nicht nur aus steuerrechtlichen Gründen, verursachungsgerecht und fair an alle Tochtergesellschaften weiterverrechnet werden, die die jeweiligen Plattformen tatsächlich nutzen.

Vorhandene Daten

Die für die interne Lizenzkostenverrechnung erforderlichen Rohdaten sind im Unternehmen bereits vorhanden – allerdings verteilt auf unterschiedliche Quellsysteme.

Aus kaufmännischen Systemen stehen beispielsweise Rechnungen, Vertragsdaten, Software-Subscriptions sowie weitere Informationen zu Lizenzobjekten und Laufzeiten zur Verfügung. Plattformen wie VMware oder Red Hat OpenShift liefern zusätzlich jene Rohdaten, aus denen die für die Verrechnung benötigten gemessenen Ressourcen ermittelt werden.

Ergänzt werden diese Informationen durch Organisationsdaten wie Tochtergesellschaften, Kostenstellen, Business Units oder verantwortliche Fachbereiche, die für die spätere Zuordnung der Lizenzkosten benötigt werden.

Für die interne Lizenzkostenverrechnung sind damit sämtliche erforderlichen Rohdaten vorhanden. Sie liegen jedoch verteilt auf unterschiedlichen Quellsystemen vor und müssen für die spätere Verrechnung in einem gemeinsamen Datenmodell zusammengeführt werden.

Herausforderungen

Für die Soft & Ware Holding ergeben sich daraus mehrere Herausforderungen, die sich Monat für Monat wiederholen und mit zunehmender Anzahl an Plattformen und Tochtergesellschaften immer komplexer werden:

• Wie lassen sich konstante Ressourcen wie Software-Subscriptions gemeinsam mit gemessenen Ressourcen aus verschiedenen Plattformen in einer einheitlichen Verrechnung verarbeiten?
• Wie können lizenzrelevante Rohdaten aus unterschiedlichen Quellsystemen ohne manuelle Aufbereitung in einem gemeinsamen Datenmodell zusammengeführt werden?
• Wie werden die ermittelten Lizenzkosten verursachungsgerecht den richtigen Tochtergesellschaften, Kostenstellen oder Business Units zugeordnet?
• Wie können Änderungen an Lizenzmodellen, Ressourcen, Organisationsstrukturen oder Verrechnungsregeln berücksichtigt werden, ohne bereits freigegebene Abrechnungsperioden nachträglich zu verändern?
• Wie bleiben sämtliche Berechnungsschritte auch Monate oder Jahre später vollständig nachvollziehbar und revisionssicher dokumentiert?
• Wie entstehen transparente Verrechnungsberichte, die als Grundlage für die konzerninterne Leistungsverrechnung und die Weiterverarbeitung in nachgelagerten Systemen dienen?

So vereinfacht TRIN[IT]Y Accounting die Lizenzkostenverrechnung

Mit TRIN[IT]Y Accounting lassen sich diese Herausforderungen systematisch lösen. Das Grundprinzip ist dabei immer dasselbe: Vorhandene Rohdaten werden übernommen [Assign], gemäß den definierten Verrechnungsregeln verarbeitet [Allocate] und anschließend verursachungsgerecht den jeweiligen Tochtergesellschaften, Kostenstellen oder Business Units zugeordnet [Account]. Das Ergebnis sind transparente, revisionssichere Verrechnungsberichte als Grundlage für die konzerninterne Leistungsverrechnung.

ASSIGN – Alle relevanten Rohdaten zusammenführen

Im ersten Schritt führt TRIN[IT]Y Accounting sämtliche für die Lizenzkostenverrechnung erforderlichen Rohdaten durch angebundene Quellsysteme in einem gemeinsamen Datenmodell zusammen.

Für ressourcenabhängige Lizenzmodelle werden die relevanten Rohdaten aus den angebundenen Quellsystemen übernommen und zu gemessenen Ressourcen verarbeitet. Je nach Plattform können beispielsweise CPU-Kerne, CPU-Sockets, vCPUs, Compute Nodes, Arbeitsspeicher oder weitere Hardware- und Infrastrukturparameter relevant sein.

Ergänzend lassen sich auch konstante Ressourcen in das gemeinsame Datenmodell integrieren. Dazu zählen beispielsweise Software-Subscriptions, wiederkehrende Lizenzgebühren oder andere periodisch anfallende Kosten. Informationen, die nicht über eine Systemanbindung bereitgestellt werden, können direkt in TRIN[IT]Y gepflegt oder zur Vereinfachung per CSV importiert werden.

Dadurch stehen sowohl gemessene als auch konstante Ressourcen in einem gemeinsamen Datenmodell für die weitere Lizenzkostenverrechnung zur Verfügung.

ALLOCATE – Rohdaten zuordnen und aufbereiten

Im zweiten Schritt werden die im gemeinsamen Datenmodell bereitgestellten Rohdaten mithilfe von Verrechnungsregeln vorbereitet.

Für jede Ressource können Aggregationsregeln hinterlegt werden. Gemessene Ressourcen lassen sich beispielsweise als robuste Summe, Mittelwert, Maximum, Minimum oder stichtagsbasiert über eine Abrechnungsperiode verdichten. Dadurch stehen auch dann belastbare Ressourcenwerte für die Verrechnung zur Verfügung, wenn einzelne Messwerte fehlen oder nicht für jeden Tag vorliegen.

Konstante Ressourcen können wahlweise pro Tag oder pro Abrechnungsperiode berücksichtigt werden. Dadurch lassen sich sowohl fixe Software-Subscriptions als auch ressourcenabhängige Lizenzmodelle innerhalb derselben Verrechnungslogik verarbeiten.

TRIN[IT]Y berücksichtigt dabei auch zeitliche Gültigkeiten. Ändern sich beispielsweise Lizenzmodelle, Verrechnungsregeln oder organisatorische Zuordnungen während einer Abrechnungsperiode, werden automatisch die jeweils gültigen Werte verwendet.

Werden neue Ressourcen erkannt oder liegen Rohdaten noch keiner Zuordnung zugrunde, macht TRIN[IT]Y diese transparent sichtbar. Dadurch können sie vor der endgültigen Verrechnung geprüft und berücksichtigt werden. Werden während des laufenden Betriebs neue Ressourcen erkannt oder können diese noch keiner Kostenstelle, Business Unit oder Tochtergesellschaft zugeordnet werden, erzeugt TRIN[IT]Y entsprechende Benachrichtigungen. Diese können geprüft, bestätigt und den gewünschten Zuordnungen zugewiesen werden. Mit dieser Funktion wird sichergestellt, dass keine Kosten nach Umstellungen vergessen werden.

ACCOUNT – Verursachungsgerecht verrechnen und Verrech-nungsberichte erstellen

Sind alle Verrechnungsregeln angewendet, ordnet TRIN[IT]Y Accounting die berechneten Lizenzkosten automatisch den jeweiligen Tochtergesellschaften der Soft & Ware Holding zu und erstellt daraus einen transparenten Verrechnungsbericht.

Die Holding kann damit jederzeit nachvollziehen, welche Lizenzkosten auf welche Gesellschaft entfallen und wie sich diese zusammensetzen. Jede Kostenposition bleibt bis zu den zugrunde liegenden Rohdaten, den verwendeten Ressourcen, den hinterlegten Verrechnungsregeln und den jeweiligen Zuordnungen nachvollziehbar. Sämtliche Änderungen werden revisionssicher protokolliert und stehen mit Zeitstempel, Benutzer und Historie für Audits oder spätere Rückfragen zur Verfügung.

Nach der fachlichen Prüfung wird der Verrechnungsbericht freigegeben. Pro Abrechnungsperiode existiert genau ein freigegebener Bericht. Dieser bleibt durch Gültigkeitsperioden auch dann unverändert, wenn sich später Ressourcen, Zuordnungen, Verrechnungsregeln oder Stammdaten ändern. Dadurch bleiben Leistungsverrechnungen jederzeit reproduzierbar und können für die Weiterverarbeitung exportiert werden.

Mehr als Verrechnung: Entwicklungen über mehrere Abrech-nungsperioden analysieren

Mit der Erstellung eines freigegebenen Verrechnungsberichts endet der Prozess nicht. Häufig beginnt jetzt erst die eigentliche Analyse.

TRIN[IT]Y Accounting ermöglicht der Soft & Ware Holding den Vergleich freigegebener Verrechnungsberichte über mehrere Abrechnungsperioden hinweg.
Dadurch kann das Unternehmen frühzeitig erkennen, welche Plattformen die größten Kostentreiber sind und wie sich Infrastrukturänderungen langfristig auf die Leistungsverrechnung auswirken.

Da jeder Verrechnungsbericht auf den zum jeweiligen Zeitpunkt gültigen Rohdaten, Ressourcen, Verrechnungsregeln und Zuordnungen basiert und nach der Freigabe unveränderbar bleibt, lassen sich Veränderungen zwischen einzelnen Abrechnungsperioden eindeutig nachvollziehen und fundiert bewerten.

Fazit

Die Soft & Ware Holding AG ist ein bewusst vereinfachtes, fiktives Beispiel. Es soll die grundsätzliche Arbeitsweise von TRIN[IT]Y Accounting anhand eines Anwendungsfalls veranschaulichen. Die tatsächlichen Lizenzmodelle, Datenquellen und Verrechnungsregeln unterscheiden sich je nach Unternehmen und eingesetzten Softwareplattformen.

Unabhängig davon bleibt das Grundprinzip gleich: Für eine verursachungsgerechte Kostenverrechnung müssen unterschiedliche Rohdaten in einem gemeinsamen Datenmodell zusammengeführt, nach den definierten Verrechnungsregeln verarbeitet und anschließend den richtigen Tochtergesellschaften, Kostenstellen oder Business Units zugeordnet werden. TRIN[IT]Y Accounting automatisiert diesen Prozess nach der Konfiguration und erstellt transparente, revisionssichere Verrechnungsberichte als Grundlage für die Leistungsverrechnung. Gleichzeitig entstehen belastbare Vergleichsdaten über mehrere Abrechnungsperioden hinweg, mit denen Unternehmen Kostenentwicklungen nachvollziehen und Veränderungen ihrer Lizenz- und Infrastrukturkosten frühzeitig erkennen können.

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