Fuhrparkkosten verursachungsgerecht verrechnen – So unterstützt TRIN[IT]Y Accounting

Erdbau- und Transportdienstleister setzen ihre Baumaschinen und Nutzfahrzeuge für unterschiedliche Kundenprojekte ein. Damit die Verrechnung nachvollziehbar und verursachungsgerecht erfolgt, müssen Maschinen- und Fahrerstunden, Kilometer, Kraftstoff, Maut und weitere Fahrzeugkosten korrekt den jeweiligen Projekten zugeordnet werden.

TRIN[IT]Y Accounting führt diese Informationen in einem gemeinsamen Datenmodell zusammen. Daraus entstehen transparente, revisionssichere Projektverrechnungen – und gleichzeitig belastbare Daten, um die eigenen Maschinen- und Tagessätze mit den tatsächlich entstandenen Kosten zu vergleichen.

Ausgangssituation: Die fiktive Firma Schotter & Schaufel GmbH

Für diesen Use Case betrachten wir die fiktive Schotter & Schaufel GmbH. Das Unternehmen bietet Erdbewegungs-, Transport- und Maschinendienstleistungen für Bauunternehmen, Generalunternehmer, Gemeinden und Bauträger an. Zum Fuhrpark gehören unter anderem Raupen- und Mobilbagger, Radlader, Kipper-LKW, Tieflader sowie Servicefahrzeuge.

Je nach Auftrag werden Fahrzeuge und Maschinen auf unterschiedlichen Baustellen eingesetzt. Manche Projekte dauern nur wenige Tage, andere mehrere Wochen oder Monate. Während dieser Zeit wechseln Fahrzeuge und Maschinen regelmäßig zwischen verschiedenen Kundenprojekten oder werden parallel für mehrere Aufträge eingesetzt.

Die Kundenverrechnung erfolgt über Maschinen- und Fahrerstunden beziehungsweise vereinbarte Tagessätze. Zusätzlich werden aufwandsabhängige Leistungen wie Anlieferung und Rücktransport der Maschinen, Kraftstoff, Maut oder gefahrene Kilometer verrechnet.

Vorhandene Daten

Für die Verrechnung stehen bereits zahlreiche Informationen zur Verfügung. Fahrer erfassen ihre Arbeitszeiten projektbezogen, Fahrtenbücher dokumentieren gefahrene Kilometer und die Maschinen liefern ihre Betriebsstunden. Darüber hinaus werden fahrzeugbezogene Kosten wie Kraftstoff, Werkstattaufwand, Leasing und Versicherung erfasst.

Die Herausforderung besteht nicht darin, diese Daten zu erfassen – sie liegen bereits in unterschiedlichen Systemen vor. Entscheidend ist vielmehr, sie den richtigen Fahrzeugen und Kundenprojekten zuzuordnen und daraus eine nachvollziehbare, verursachungsgerechte Verrechnung zu erstellen die Prüfungen und Nachfragen standhält.

Herausforderungen

Für die Schotter & Schaufel GmbH ergeben sich daraus mehrere Herausforderungen, die Ressourcen und Zeit kosten und sich Monat für Monat wiederholen – obwohl sie sich weitgehend automatisieren ließen:

• Wie können Maschinen- und Fahrerstunden, Kraftstoff, Maut, gefahrene Kilometer sowie Anlieferung und Rücktransport automatisch dem richtigen Kundenprojekt zugeordnet werden ohne Daten aus verschiedenen Vorsystemen manuell in ein anderes System übertragen zu müssen?
• Wie lassen sich Fahrzeuge mit völlig unterschiedlichen Kostenstrukturen fair und nachvollziehbar verrechnen?
• Wie können konstante Kosten und gemessene Werte gemeinsam verarbeitet werden, ohne dass manuelle Berechnungen oder Excel-Auswertungen notwendig sind?
• Wie lassen sich Preisänderungen – beispielsweise bei Kraftstoff – berücksichtigen, ohne historische Projektabrechnungen nachträglich zu verändern?
• Wie werden neu hinzukommende Ressourcen oder noch nicht zugeordnete Kosten sichtbar, damit sie vor der Abrechnung geprüft werden können?
• Wie entstehen nachvollziehbare und auditierbare Verrechnungsberichte, die auch Monate später noch vollständig reproduzierbar sind?

So vereinfacht TRIN[IT]Y Ihre Projektverrechnung

Mit TRIN[IT]Y Accounting lassen sich diese Herausforderungen systematisch lösen. Das Grundprinzip ist dabei immer dasselbe: Vorhandene Rohdaten werden übernommen [Assign], gemäß den definierten Verrechnungsregeln zugewiesen [Allocate] und anschließend verursachungsgerecht den jeweiligen Kundenprojekten verrechnet [Account]. Das Ergebnis sind transparente, auditierbare und jederzeit nachvollziehbare Verrechnungsberichte als Grundlage für die Projektabrechnung.

ASSIGN: Alle relevanten Rohdaten zusammenführen

Im ersten Schritt übernimmt TRIN[IT]Y sämtliche für die Verrechnung benötigten Rohdaten aus den angebundenen Quellsystemen und führt sie in einem gemeinsamen Datenmodell zusammen. Für die Schotter & Schaufel GmbH sind das beispielsweise Maschinen- und Fahrerstunden aus der Zeiterfassung, Betriebsstunden der Baumaschinen, gefahrene Kilometer aus den Fahrtenbüchern sowie Kraftstoff- und Mautdaten und Anlieferungs- und Rückholtransporte können als Kostenpunkte hinterlegt werden.

Dadurch stehen alle für die Projektverrechnung relevanten Informationen in einer gemeinsamen Datenbasis zur Verfügung.

ALLOCATE: Rohdaten nach den Verrechnungsregeln aufbereiten

Im zweiten Schritt werden die gesammelten Rohdaten gemäß den hinterlegten Verrechnungsregeln verarbeitet. Gemessene Ressourcen wie Maschinenstunden, Fahrerstunden, gefahrene Kilometer oder Kraftstoffverbrauch können direkt für die Projektverrechnung herangezogen werden. Konstant anfallende Kosten lassen sich ebenfalls als solches angelegt werden und entweder pro Tag oder Periode jeweiligen Fahrzeuge/Kunden oder Projekte zugeteilt werden.

Dabei berücksichtigt TRIN[IT]Y auch zeitliche Gültigkeiten. Ändern sich beispielsweise Verrechnungssätze, Zuordnungen oder andere Stammdaten während einer Abrechnungsperiode, werden automatisch die für den jeweiligen Zeitraum gültigen Werte verwendet. Dadurch bleiben Verrechnungen auch bei Änderungen jederzeit nachvollziehbar und reproduzierbar.

Auch komplexere Berechnungen können automatisiert erfolgen. Ändern sich Preise, kann TRIN[IT]Y mit Gültigkeitsperioden diese historische nachvollziehbar hinterlegen. Somit können etwa Tankkosten kostengenau zugeordnet werden. Dadurch bleibt jederzeit nachvollziehbar, welcher Preis für die jeweilige Abrechnungsperiode verwendet wurde.
Aber auch Berechnungen wie robuste Summe, Mittelwert, Max/Min und stichtagsbasierte Aggregation unterstützt das System. Damit werden auch nachvollziehbare Werte zur Verfügung gestellt, sollten mal einzelne Messwerte nicht verfügbar sein (Fallback-Mechanismen).

Unterschiedliche Fahrzeuge können durch Skalierung unterschiedlich gewichtet und bepreist werden.

Werden während des laufenden Betriebs neue Ressourcen oder Kostenarten erfasst, erkennt TRIN[IT]Y diese automatisch und weist sie separat aus. Ebenso bleiben Kosten, die noch keinem Kundenprojekt zugeordnet werden konnten, transparent sichtbar. Dadurch gehen keine Informationen verloren und alle Positionen können vor der endgültigen Verrechnung geprüft und korrekt zugeordnet werden.

ACCOUNT: Verursachungsgerecht verrechnen und Berichte erstellen

Sind alle Verrechnungsregeln angewendet, ordnet TRIN[IT]Y die berechneten Kosten automatisch den jeweiligen Kundenprojekten zu und erstellt daraus nachvollziehbare Verrechnungsberichte und stellt diese zum Export zur Verfügung. Jede Position bleibt bis zu ihren zugrunde liegenden Rohdaten nachvollziehbar. Das erleichtert nicht nur die Kundenabrechnung, sondern schafft gleichzeitig eine revisionssichere Grundlage für Nachfragen, interne Prüfungen oder Audits.

Mehr als Verrechnung: Entwicklungen über mehrere Abrechnungsperioden analysieren

Mit der Erstellung eines Verrechnungsberichts endet der Prozess nicht. Häufig beginnt jetzt erst die eigentliche Analyse.

TRIN[IT]Y ermöglicht den Vergleich freigegebener Verrechnungsberichte über mehrere Abrechnungsperioden hinweg. Unternehmen erkennen auf einen Blick, wie sich Kosten, Verbräuche oder Verrechnungsergebnisse zwischen einzelnen Monaten entwickelt haben. Dadurch lassen sich Veränderungen frühzeitig erkennen und nachvollziehen.

Für die Schotter & Schaufel GmbH bedeutet das beispielsweise: Steigen die Kraftstoffkosten eines bestimmten Fahrzeugtyps über mehrere Monate kontinuierlich an? Verursachen einzelne Maschinen deutlich höhere Werkstattkosten als vergleichbare Fahrzeuge?

Durch die klare Sicht auf die Echtkosten pro Maschine etwa, lassen sich auch Verrechnungssätze einfach überprüfen. Veränderungen in den Preisen zeigen frühzeitig an, ob Stundensätze neu kalkuliert werden müssen.

Da jeder Bericht auf den zum jeweiligen Zeitpunkt gültigen Verrechnungsregeln basiert und nach der Freigabe unveränderbar bleibt, sind die Ergebnisse jederzeit belastbar, nachvollziehbar und auditierbar. Veränderungen zwischen einzelnen Abrechnungsperioden lassen sich dadurch eindeutig erklären und fundiert bewerten.

Fazit

Die Schotter & Schaufel GmbH ist ein bewusst vereinfachtes, fiktives Beispiel. Es soll die grundsätzliche Arbeitsweise von TRIN[IT]Y Accounting anhand eines realitätsnahen Anwendungsfalls veranschaulichen. Die tatsächlichen Prozesse, Kostenmodelle und Verrechnungsregeln unterscheiden sich in der Praxis je nach Unternehmen und Branche.

Unabhängig davon bleibt das Grundprinzip gleich: Vorhandene Rohdaten müssen übernommen, nach definierten Regeln verarbeitet und den richtigen Kundenprojekten verursachungsgerecht zugeordnet werden. Genau dafür wurde TRIN[IT]Y Accounting entwickelt.

Das Ergebnis sind transparente, auditierbare und jederzeit nachvollziehbare Verrechnungsberichte als Grundlage für die Kundenabrechnung. Gleichzeitig entstehen belastbare Vergleichsdaten über mehrere Abrechnungsperioden hinweg, mit denen Unternehmen ihre Verrechnungssätze regelmäßig überprüfen und ihre Kalkulation kontinuierlich optimieren können.

Jedes Unternehmen arbeitet anders und hat unterschiedliche Anforderungen. Das wissen wir, und deshalb bieten wir kostenlose Demotermine an, in denen wir Ihre Herausforderungen verstehen wollen und uns dann gemeinsam ansehen, ob TRIN[IT]Y für Ihre
bestehenden Prozesse, Datenquellen und Ihrem konkreten Anwendungsfall eine sinnvolle Ergänzung ist.
Selbstverständlich bekommen Sie im Anschluss eine kostenlose Demoversion zur Verfügung gestellt, damit Sie die Software auf Herz und Nieren in Ihrem Unternehmen testen können.

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